オフィス移転の賃貸借契約について

移転申込

物件が決まったら、申込書を提出します。

この申込書にはこのような条件で賃借します、という内容を記載するもので、自分たちの入居に対する意思表示になります。あらかじめ伝えられている条件でなくとも申込することが可能で、条件交渉の一番最初のステップです。

・賃料の減額

・敷金・保証金の減額

・礼金・償却の減額

・フリーレントの付与

・入居希望時期

ここで記載した以上の好条件になることは少ないので、申込時の交渉は非常に重要です。

申込時には、貸主が上記条件も含めて審査を行いますので、申込書と一緒に提出が必要な書類があります。オフィスビルによって違いますが、以下が一般的な書類です。

・押印済み申込書

・会社概要、パンフレット

・決算期3期分(PL、BS、販管費明細、勘定科目明細など)

・履歴事項全部証明書(会社登記簿謄本)※3か月以内

・代表者身分証明書コピー、代表者経歴書

・印鑑証明書※3か月以内

申込時には原本ではなくコピーでのやり取りが一般的で、データで大丈夫です。どのオフィスビルでも申込時に必要な書類となりますので、なるべく事前に用意しておき、申込後すぐに提出できるようにしておきましょう。

というのも、申込は1社だけでなく複数社でかぶる場合があります。1番手、2番手と早いもの順で決めるケースと、期限を切ってそれまでに申込があった企業の中から選ぶケースと両方ありますが、早いもの順で決めるケースはもちろんのこと、申込の意思表示後すぐに必要書類を提出された方が心象はいいです。

ただ、当然ながら業績や事業計画が最も重要になるので、会社概要やパンフレットも移転を検討する時点で見栄えのいいものを作成しておくことをお勧めします。


フリーレント交渉

フリーレントとは一定期間家賃が無料になる契約のことです。もともとはビルオーナーが賃料を下げずに空室の期間をなるべく短くすることを目的としたもので、賃料を下げて募集することで収益率を低くしたり、既存テナントと賃料の差が生まれたりしないようにする狙いがあります。

旧オフィスからの移転の場合、原状回復工事期間などで旧オフィスと新オフィスで家賃が重複して発生してしまうことが多く、そのような場合にフリーレントを付けることにより賃料の二重支払を防ぐことができます。このフリーレント期間は入居していても未入居でも関係なく、賃貸借契約開始日から〇か月間の条件であることが一般的です。

フリーレントの期間は物件によってまちまちで、他に申込が入っているかという競合の有無によっても変わります。ひと月単位で、1か月~6か月ほどになることが多いようですが、長いフリーレント期間の場合は解約禁止期間が設定されることがあります。期間内に解約する場合、フリーレント期間分の賃料の支払が要求される、もしくはそれ以上の違約金を支払う条項が契約に盛り込まれるケースがあるので注意が必要です。

以上を踏まえたうえで、募集条件にフリーレント期間が記載されていなくても、仲介会社もしくはビルオーナーにひとまず確認してみましょう。


契約時ゼロって?

オフィスビルの中には、礼金はもちろん、敷金・保証金がゼロの物件があります。

もともと敷金・保証金は滞納、倒産時に備えた保証の意味合いと、原状回復工事費用の預り金のために設定しているものです。ビルオーナー側の滞納、倒産時の未回収に対するリスクは保証会社が負担し、有事の際には保証料でまかなうという仕組みです。

さらに、空室の期間をできるだけ短くすることを目的に、保証会社の保証費用と原状回復工事費用をビルオーナー側が負担するオフィスビルもありますので、その場合は契約時だけでなく退去時もゼロ物件ということになります。詳しくは弊社までお問い合わせください。

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